Office痛點與筆記系統的必要性
Table of contents
背景
這個主題很好 👍 如果你的對象是公司同仁（尤其像你在研資部的環境，可能常需要彙整資料、技術筆記、專案紀錄），我會建議你用「工作流程差異」當主軸，而不是單純介紹工具。
下面給你一個可直接拿去做簡報的架構（10–15頁左右）。
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簡報主題建議
《筆記系統：思考工具，而不是最終文件工具》
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1️⃣ 為什麼要談筆記系統？
痛點 • 每次都直接開 Word / PowerPoint 開始寫 • 寫到一半卡住 • 重複找資料 • 專案知識散落在Email / LINE / Excel
👉 問題不是寫不好，而是沒有前端思考系統
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2️⃣ Office 是「輸出工具」，不是「思考工具」
工具 本質 適合用途 Word 線性文件 報告、合約 PowerPoint 視覺化簡報 對外說明 Excel 結構化數據 分析、統計
共同特性： • 結構固定 • 強調排版 • 追求完成品 • 一頁一頁線性思考
👉 適合「最後編輯」
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3️⃣ 什麼是筆記系統？
筆記系統是： • 非線性 • 可雙向連結 • 可持續增長 • 以思考為核心
它的目的是：
讓知識可以累積，而不是只產出文件
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4️⃣ 筆記系統 vs Office 工作流程差異
傳統流程
找資料 → 整理 → 寫Word → 改 → 定稿
每次從零開始
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筆記系統流程
日常紀錄 → 標籤分類 → 關聯連結 → 形成知識庫 → 再輸出成報告
報告只是副產品
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5️⃣ 筆記系統的核心功能 • 即時記錄（會議 / 想法 / 技術筆記） • 雙向連結 • 標籤 • 搜尋 • 知識重組
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6️⃣ 常見筆記工具（可簡單介紹）
（這裡不用太偏工具，重點放在概念） • Notion • Obsidian • Evernote • Microsoft OneNote
👉 工具不同，理念相同
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7️⃣ 為什麼工程 / 技術部門更需要？
（這段你可以用你部門的情境） • 技術知識會累積 • 專案會重複類似問題 • 法規條文常反覆查詢 • 計算邏輯需要保留脈絡
如果沒有筆記系統：
每次都在「重新學一次」
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8️⃣ 三層筆記架構（實用模型）
第一層：隨手筆記（Capture）
會議紀錄、靈感、法規截圖
第二層：整理筆記（Process）
加上標籤、建立關聯
第三層：輸出筆記（Create）
轉換成： • 技術報告 • 專案簡報 • SOP文件
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9️⃣ 示範一個實際案例（建議一定要有）
例如：
主題：空污防制法某條修正
步驟： 1. 先建立法規筆記 2. 連結過往案例 3. 連結罰則說明 4. 最後再整理成簡報
👉 強調：不是從PPT開始
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🔟 最重要的一頁：思維轉換
Office 是「結論導向」
筆記系統是「思考導向」
Office：
我要做一份報告
筆記系統：
我要建立一個可重複使用的知識
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如果你想讓簡報更有衝擊
可以加入這一頁：
沒有筆記系統的組織 • 人走知識也走 • 重複犯錯 • 找資料靠記憶
有筆記系統的組織 • 知識沉澱 • 經驗可傳承 • 新人可快速上手
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如果你願意，我可以幫你： • 幫你做一份「15頁完整簡報稿」 • 或幫你設計一份「技術部門版本」 • 或做一份「高階主管版（策略層）」簡報 • 或幫你做一頁視覺化對比圖
你這場簡報的對象是： 1️⃣ 技術人員 2️⃣ 一般行政同仁 3️⃣ 主管階層
不同對象我會幫你調整說服邏輯。