KM 策略分析

KM是什麼?

1. 具有管理、反省能力的知識文件存、取空間
2. 知識社群獨立且自主發展的平台空間
3. OpenKM具有開放原始碼、低成本、快成效、完整功能、支援足夠、不斷更新、獨立帳號系統等特性(官網Features)
4. 整合性高(MIME檔案格式、硬體平台、同步更新、email自動處理)
5. 查詢功能強大(專業新知分享與查找)
6. 協同作業(適用技術交流簡報的修改)、自動作業(適用法令規章的更新)、定期作業(適用下載Sinotech KM內容)

KM不是什麼？

KM不是永久儲存檔案的地方

1. 如果是重要計畫成果，還是要儲存在公司指定位置，會有定期備份。
2. 如果KM不太常搜尋的檔案，又有永久保存的必要，會移到前述位置永久保存。
3. KM不會取代永久保存檔案的搜尋系統

KM不是另一個存放個人檔案的地方

1. KM不是個人筆記軟體，相關討論可以參考這篇
2. 雖然OpenKM有個人專區，有My Documents，但那是指個人貢獻、其他人也有興趣、必須經常更新、又經常查閱的文件，不能取代個人電腦上的My Documents。個人作業仍然鼓勵在個人電腦存放，一定成果之後再提交到KM或移到前述位置永久保存，以避免版本錯誤。
3. 如果個人文件很久沒有人查閱或更新，或者有興趣查閱的還只是原來的提供者，會定期檢討、並建議從KM中移除。
4. 如果個人文件有長久保存的必要，可以在放在Y槽、O槽Users目錄下永久保存，適用公司前述位置的管理辦法。

KM不是另一個協同作業平台

1. 如果計畫性質的協同作業，請以原有方式進行。KM將不會進行此類作業的追蹤、分析、監督作業。
2. 如果是訓練性質、無法歸併在單一計畫、方法學上的協同作業，共同編輯，意見交流等，歡迎在OpenKM上進行。

KM不是另一個Google搜尋引擎

1. KM只會搜尋使用者上傳的內容，如果使用者沒有上傳，或者上傳的資料沒有參考價值、沒有人負責更新版本，KM就毫無作用。
2. 有些資料不方便存放在外界(google docs、google cloud、或者是dropbox等)，如公司內部訓練、工程問題檢討、proposal簡報，那當然優先要從KM來找。
3. 目前OpenKM的中文搜尋能力還遠遠落後google，中文的片詞目前還是精確搜尋、不能做同義詞搜尋，所以請忍耐調適，長一點詞句(如完整的檔名)會找得比較快一點。

KM不會取代公司的教育訓練資訊管理體系

1. 公司要求要提交簡報書面、簽到紀錄、甚至有的也會錄音錄影，此處的KM並不是要取代公司的存檔系統，相關的要求還是要照辦。
2. 但如果公司還沒有提供教育訓練的歷史資料在其KM系統讓同仁查閱，參加名單也沒有數位化進入管考，因此有必要建置並營運我們自己的系統。
3. 教育訓練成效如果沒有檢討、監督的機制，就形同虛度光陰，因此發展OpenKM有其必要，為短期應急之用。

OpenKM不會取代集團層級的KM

1. 有員編能否通行無阻的問題。同時因人員分各處，人員管理的更新速度頻率還有待提升。
2. 集團要發展全目錄、所有檔案的全文搜索還有困難、Preview沒有大綱瀏覽、無法跨頁瀏覽、沒有選取複製功能、也沒有呈現管理數據，這些都是OpenKM可以協助的地方。
3. 未來2個系統的檔案內容可以保持(定期)同步更新，管理則分開各個公司自行管理，以利各級人員的查詢。

中興公司知識管理相關文獻

• 技術文件知識管理¹
• 工程圖檔保存系統開發²、工程圖永久保存電子化³
• 知識管理導向之施工規範編審輔助平台建立⁴
• 圖書館 e 化與社群環境之規劃⁵

• 用知識創造企業核心競爭力⁶

• KM除了做為企業內部知識平台，也經常作為對外開放的論壇、FAQ或公開查詢的系統。
• 目前國內負責推動、統籌知識管理之政府部門為經濟部工業局⁷，每年辦理企業界知識長交流研討及標竿企業參訪行程。
• 就營造工程顧問業方面，國內過去十幾年來一如中華大學土木工程學系余文德教授所言⁸：

  「因為政府大力推動產業e化與自動化，近年來更在營建署主導下推動e-Taiwan計畫之『營建產業知識管理平台(C-KM)』系統建置計畫等計畫之推動，營建業應用企業智能(BI)之情況逐漸有所進展。
  目前(2007)已經導入『企業資源規劃(ERP)』者有大陸工程及潤泰營建事業集團等；而導入知識管理系統者，工程顧問業有包括台灣世曦、中興顧問、亞新顧問，營造業者有大陸工程、潤泰營造、互助營造等。
  各公司導入之自動化程度及其『企業智能』高低各有不同，但大部分廠商多以『資料庫』(或稱為『知識庫』)形式居多。」

• 國內工程顧問界之KM以台灣世曦最早開始建立推動，中鼎集團亦在2006年陸續將其KM導入在全球化之資訊管理平台中，充分發揮其效益，值得借鏡。

台灣世曦CECI

• CECI(與其前身中華工程顧問司)資訊部門與公司的互動，以及該公司資訊能力的進程可以參考媒體訪談記錄⁹與綜整，
• 除資訊外，尚有其他支援部門¹⁰投入，
• 在此基礎架構之上，自2000年開始以讀書會形式規劃該公司之知識管制系統，並
• 自2006年起委託當時任職中華大學營建管理研究所之楊智斌教授、余文德教授及資訊工程研究所曾秋蓉教授所組成之研究團隊，執行該公司有關知識管理之研發計畫¹¹，
• 針對其KMS進行診斷以及改善建議、發展規劃。除了發展該公司本身之KM外，亦積極發表推廣其經驗^{12,13,14,15,16,17,18,19}、對海外營建同業進行推廣²⁰，甚至成為碩士論文之主題^21,22。

近年來網路上重要訊息

• 周董事長頒發106年第四季SOS「救援獎及解決方案整理獎」獎勵²³(2018/03/27)
  • 該公司自民國89年起即積極導入「知識管理(KM)」概念，並建立¹⁰
• 設置了知識管理子系統－SOS，以提供快速解決業務急迫性問題之管道。
  • 為鼓勵同仁廣泛運用SOS系統進行提問，特訂於每季頒發「救援獎及解決方案整理獎」，促使同仁踴躍分享知識與經驗交流。
  • 106年第四季SOS獎勵評選結果，「救援獎」獲獎共16篇、「解決方案整理獎」獲獎共4篇。
• 張副董事長頒發103年度知識管理考評獎勵金(2015)²⁴
  • 該公司針對103年度33個知識社群(23個工程專業社群與10個共同知識社群)及19個專業知識庫之年度知識管理經營成效考評後給予獎勵。
  • 張副董事長為鼓勵經營成效獲得A等之3個知識社群及2個專業知識庫，親自頒獎表揚。
  • 該公司為擴充智慧資產並活絡知識管理，已續辦理知識管理佳作文件評選獎勵作業，由各知識社群之社長、管理人及專業知識庫部門主管、管理人進行評選工作。
• 知識管理四部曲(2013)²⁵
  • 知識管理(Knowledge Management, KM)可促進台灣企業於國際. 市場之競爭力，
  • 該文回顧台灣世曦(以下簡稱CECI)過去推動與執行知識管理之相關經驗，並綜整委託學術研究團隊之研發成果，對該公司內部管理制度之整合，有詳細的介紹。

2012/11/19參訪交流

• 經濟部工業局及中國生產力中心與台灣世曦公司之知識管理推動與執行交流(2012/11/19 )
• 本次參訪交流由經濟部工業局林碧郁組長及林俊秀副組長與中國生產力中心劉武經理帶隊，
• 與會交流人員包含:叡揚資訊股份有限公司、中鼎工程公司、財團法人印刷工業技術研究中心、鼎新電腦、廣積科技(股)公司、華碩電腦、碩網資訊、合晶科技股份有限公司、中華映管公司、台灣金融研訓院、致茂電子股份有限公司、高雄應用科技大學、傳益科技(股)公司、中華專業教練發展協會、互助營造、崙登有限公司、新加坡商矽比科亞洲有限公司、聯華電子、神通資訊科技股份有限公司及邦特生物科技股份有限公司等，
• 共38位人員於11月16日上午拜訪台灣世曦工程顧問股份有限公司進行知識管理經驗交流，由業研部劉沈榮資深協理主持交流會議，
• 該公司與會交流人員包括資訊部王立柏協理、王永誠副理、業研部張禎誼副理及張佩倫工程師。另特邀請中央大學楊智斌教授列席，共同分享本公司建立知識管理系統之經驗。
• 該公司自2000年開始推動知識管理(KM)，至今已逾十年。本次係由該公司針對知識管理推動與執行之經驗進行分享，並與各界探討推動知識管理之策略及方法，及如何激發員工創新知識之能力。
• 經由各界之推動經驗交流，未來更能達成知識管理之智慧資產再利用及業務創新之目標。
• 台灣世曦舉辦99年度知識管理考評大會²⁶(2011/02/17)
• 台灣世曦公司「99年度知識管理考評會議」於100年1月28日假該公司華光會議廳舉辦，由張荻薇總經理主持，與會者包含知識管理委員會召集人堵一強副總經理及各部門委員，並邀請管長青副總經理、鄭明源副總經理及陳福勝總工程師列席指導。
• 知識管理考評會議之報告內容包含知識管理考評結果、知識管理滿意度調查結果及知識管理成果分析。
• 該次考評係針對全公司36個知識社群(27個工程專業社群與9個共同知識社群)及20個專業知識庫之99年度經營成效統計結果與獎勵金額進行討論及確認。
• 後續將再辦理知識管理佳作文件評選獎勵作業。工程顧問公司之智慧資產係建立在員工的知識與經驗，而知識管理議題漸受各界重視，該公司員工已習慣利用知識管理平台進行分享、交流與儲存。
• 該公司多年來亦致力將智慧資產活化，為進一步提昇企業智慧資產之加值應用將持續改善系統，以提供更好的知識分享與交流平台，達到知識創造、再利用與儲存之多重效益。

中鼎集團CTCI知識庫

• CTCI早期使用DMS(檔案文件管理系統)，做為集中作業的系統，由於DMS為KM的前身，其複雜度已經有良好的學習曲線。
• 此外2000~2006年期間台灣世曦建立KMS期間後雙方有充分技術交流，因此在推廣KM時，並沒有太大的阻力。
• 中鼎KM建立的過程可以詳參政治大學的碩士論文²⁷。
• 其KM實現的成就，可以由新聞媒體得見一斑，彙整如下。

中鼎知識庫2017

• 知識分享最即時經驗傳承無國界²⁸(2017)
  • 為滿足產業與市場不斷增長之需求及順應商業環境更迭，新版全球品質管理標準ISO9001:2005其一重要變更為新增「組織的知識(Organizational Knowledge)」，對照中鼎集團於2006年已建立內部知識庫(Knowledge Management，簡稱KM)，收錄工程相關法規及規範、專案相關文件及經驗分享教材，去年更新建置「myVideo-KM」存放各式訓練教材及實務分享影片，完備影音知識。
  • 啟用至今邁入第11年，透過網路分享擷取，提供海內外同仁無國界、零時差的知識分享與經驗傳承平台，實為發展先驅。

五大功能模組(2013)

• 自2011 年開始，新知識管理系統（New KM）開啟了改版更新規劃，為了增添使用的便利性，新版除了延續既有功能外，更加強了互動式關聯、知識社群等功能。
• 流暢的操作平台，讓同仁得以跨組織、系統、領域查詢；有效的管理與運用企業知識文件，也發揮了文件庫的最大效益。
• 2013年將知識領域擴增為53項；而專案管理項目的細分，更讓知識的分類、收集與組織融合。
• 為發揮專家系統的功能，各部門亦重新檢視專業項目，整併成92 項專業，清楚代表每項專業範疇；此外，也重新蒐羅、擴大認定了260 位知識專家，提供員工向專家發問的快速窗口，充實核心專長的基底，並收集更多專家的內隱工作知識。
• 2013 年，知識社群的應用除了原有的4 個論壇外，更設立了ITZone、Engineering Design Tools 等論壇型式的子網站，讓同仁們進行跨部門的工作知識交流。
• 在使用率方面，公司平均每個月有28.62％員工使用該系統，2013 年，平均每個工作天有44 人、358 人次使用知識管理系統、983 篇文件被下載。

90%滿意度(2010)

• 2010年天下雜誌報導中鼎集團知識管理系統的成就，該系統深植企業每一員工的DNA中，43%員工每月經常使用KM系統，平均一天使用者為67人，訪問次數為484次，下載737個文件，約有90%員工對KM系統表示滿意。
• 中鼎集團表示第一年KM的行銷與溝通是成功的關鍵，除了軟硬體的建制之外，每一個員工有年度的「知識額度(knowledge quota)」至少須提交一篇文章，同時也列入年度考評項目之中，同仁國外出差會議心得、訓練課程、或解決工程難題，都必須在平台上分享，才能算是結案。
• 員工在系統平台分享將會反應在年度的績效考評。
• 為了鼓勵同仁分享，中鼎設立獎勵措施，針對個人點閱最多、社群參與最多、單一文件被點閱最多，分別設立「知識典範獎」、「知識社群獎」、「知識創作獎」。
• 為了避免知識庫中充斥無用的資訊，每位同仁要上傳之前，要經過資深同仁或主管審核。「這也成為觀察部屬表現的工具，也是員工力求表現能被看到」。